Guía para la recolección y clasificación de datos

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Toda empresa tiene información almacenada sobre su funcionamiento, colaboradores, empleados e incluso propietarios y aunque no toda la información necesita ser protegida por tener datos sensibles, es importante centrar esfuerzos en la que sí debe mantenerse de manera confidencial. 

Si en tu empresa se maneja información que debe ser confidencial es importante que la mantengas organizada y segura mediante un sistema de clasificación de datos que te permita saber qué documentos deben contar con protección especial. 

¿Qué es la clasificación de datos? 

La clasificación de datos es un proceso mediante el cual se organiza la información en categorías, pues de esta manera se puede analizar de una forma más sencilla y, por lo tanto, mantener la seguridad de los datos allí consignados. 

Para implementar este proceso de manera correcta, es importante realizar una categorización basada en el nivel de sensibilidad de la información; existen tres niveles para indicar qué tan sensibles son los datos: 

Primero, están los datos de alta sensibilidad; información muy importante para una organización pues si se ve comprometida en un ciberataque, podría tener un gran impacto en la compañía. Esta es la información que más se debe proteger. Luego vienen los datos de sensibilidad media, que no representan un gran riesgo y en su mayoría se trata de información de uso interno, como correos electrónicos de los funcionarios y empleados. 

Finalmente, los datos de baja sensibilidad no representan ningún riesgo pues su contenido está disponible para el público y no tiene ningún tipo de restricción. 

La clasificación de datos nació como un proceso manual en el que un equipo entrenado agrupaba los documentos según su nivel de sensibilidad acorde a los criterios de la empresa y los estándares internacionales de cada país. 

Con los avances tecnológicos la clasificación se empezó a hacer de manera automática filtrando los documentos según palabras clave como ‘’contrato’’ o ‘’factura’’, pero sin tener una revisión profunda del contenido.

Al integrar la Inteligencia Artificial en estos procesos  con plataformas como Kriptos, que con algoritmos y un proceso de machine learning, entiende el contexto y contenido de la información para garantizar una mejor precisión en la clasificación de la información. 

¿Cuáles son los datos que debo proteger? 

Como ya te mencionamos, en el primer nivel se encuentran los datos de alta sensibilidad, pero ¿cuáles son estos? ¿A qué tipo de información se refiere? Principalmente podemos encontrar las siguientes categorías: 

  • Datos de los empleados: la información personal de empleados, directivos y colaboradores debe mantenerse de manera confidencial.
  • Información financiera: Para evitar riesgos económicos es importante que toda clase de datos referentes a información financiera (números de tarjetas de crédito, cuentas bancarias) debe mantener su acceso restringido. 
  • Datos de los clientes: Al igual que los datos personales de los integrantes de la compañía, la información de los clientes también debe mantenerse protegida. 
  • Propiedad intelectual: Toda creación realizada por la empresa y que aún no haya sido lanzada al público debe mantenerse de forma confidencial para evitar que sea alterada o copiada por competidores.
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Ventajas de clasificar los datos

Gracias a la implementación de un sistema de clasificación de datos, las empresas pueden disminuir los riesgos de ciberseguridad en los que la información se vea comprometida y afecte el funcionamiento correcto de la compañía. 

Además, la eficiencia de la empresa se ve aumentada, pues al tener los datos clasificados se desperdiciará menos tiempo en su búsqueda ya que la información será fácil de hallar; gracias a una clasificación realizada con Kriptos se pueden establecer políticas más claras sobre áreas y cargos que manejan información sensible. 

Adicionalmente, se pueden desarrollar estrategias de ciberseguridad que garanticen una mayor probabilidad de éxito en la gestión e incluso se puede reducir la huella digital al liberar espacio de información obsoleta. 

Por otro lado, al tener esta información clasificada, será más sencillo analizar los datos de la compañía y actuar con base en esta información, trabajando de una manera en la que se centren esfuerzos en aquellos aspectos que realmente lo necesitan. 

Sabemos que realizar el trabajo de recolectar y clasificar los datos representa un gran esfuerzo de talento humano y una inversión económica en este, pero gracias a softwares de gestión de información como Kriptos, esta tarea toma una fracción de tiempo bastante menor y su costo también se ve disminuido de forma notable. Kriptos adicionalmente personaliza sus modelos con base en lo que cada organización considera como información sensible, eliminando el esfuerzo adicional de clasificar la información.

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