Toda organización maneja un número importante de documentos y archivos que se generan día a día a lo largo de su operación y que se van almacenando ya sea dentro de los equipos de sus colaboradores o en la nube, llegando a acumular una cantidad de miles o incluso millones de documentos. La cuestión es que no toda esta información resulta funcional para la empresa o institución en tanto muchos archivos pierden vigencia con el tiempo o son derogados por otros más actualizados. En Kriptos te queremos contar cuatro razones por las que es importante para tu organización eliminar estos documentos obsoletos. Veamos una por una.
1. Beneficia la ciberseguridad de tu organización
Dentro de nuestra experiencia como empresa, hemos atendido diversos clientes que manejan un volumen de datos masivo y que acuden a nosotros con el propósito de gestionar la ciberseguridad de su información. Al realizar nuestro diagnóstico para clasificar su información sensible, hemos hallado que muchos de los documentos que manejan son obsoletos pues no se han aperturado o modificado en los últimos 7, 8 o 10 años.
Tomemos como ejemplo el caso hipotético de un banco que cuenta con un volumen de 20 millones de documentos, de los cuales, el 10% de estos es información confidencial que requiere de protección para prevenir una fuga o pérdida de la misma. Son 2 millones de archivos que están relacionados ya sea a la información estratégica de la entidad, a su propiedad intelectual, o a sus datos operativos, por lo que es importante que estos no salgan del dominio de la organización. Pero, ¿realmente toda esta información continúa siendo vigente y es necesario que emprendamos iniciativas para protegerla en su totalidad?
Aunque no existe un número de años estándar para la vigencia de los documentos (ya que esto es relativo para cada organización y depende de ciertos factores como el sector al que esta pertenece), tengamos en cuenta que el sector financiero suele estimar 8 años de vigencia para dar un adecuado cumplimiento regulatorio a la gestión documental. Si en esa fracción de tiempo un documento no se ha aperturado y no continúa siendo útil para la organización, ¿por qué conservarlo?
Es así como, de los 2 millones de documentos con información sensible que tiene nuestro banco, un 20% pueden ser documentos obsoletos: 400.000 documentos obsoletos. Si como empresa nos preocupamos por emprender iniciativas de ciberseguridad para proteger nuestra información sensible, resulta más que conveniente no destinar esfuerzos y recursos en documentos obsoletos. Si seguimos esta recomendación, nuestra estrategia de ciberseguridad se verá favorecida al reducir la cantidad de información que nuestra empresa u organización debe de proteger o encriptar y los esfuerzos estarían dirigidos a cubrir las necesidades correctas.
2. Favorece al cumplimiento regulatorio
Concentrémonos ahora en el factor de compliance o cumplimiento regulatorio al que se debe ajustar la gestión de las organizaciones y retomemos como ejemplo nuestro banco, que bien nos funcionó arriba. Como habíamos teorizado, este banco cuenta con 20 millones de documentos con información sensible, de los cuales un 15% puede representar información que involucra los datos personales y las tarjetas de crédito de los colaboradores y clientes de la entidad. Eso representa unos 3 millones de archivos sensibles. Esta información, evidentemente, es privada y está relacionada a temas regulatorios de cumplimiento como la Política de Datos Personales, de privacidad o normativas para las tarjetas de créditos, como el PCI, por lo que, si se llegara a exponer esta información, nuestro banco caería en una penalidad.
Aquí estamos hablando de la seguridad de la información de nuestros usuarios de la que, como organización, somos responsables. Si de esos 3 millones de archivos sensibles, encontramos que el 20% son documentos obsoletos, estaríamos frente a 600.000 archivos de datos personales que representan un riesgo y que no nos están aportando en algo a nuestra organización como para conservarlos. Depurar estos documentos obsoletos es necesario para minimizar los esfuerzos y reducir la probabilidad de riesgo, pues, mientras menos documentos tengas que proteger, el riesgo de caer en una multa es mucho más bajo también y, al contar con menor información, puedes protegerla de mejor manera.
3. Optimiza el estado de los equipos tecnológicos
Hacer una limpieza de los documentos obsoletos de nuestra organización también beneficia a nuestros equipos tecnológicos, pues, para nuestras computadoras, reducir la cantidad de archivos almacenados suele repercutir en una mejora notable en su rendimiento y performance.
En nuestra experiencia, es común que veamos organizaciones en las que los equipos de sus colaboradores tienen un volumen de, por ejemplo, 100.000 archivos de los cuales el 40-60% son documentos obsoletos. Depurar esta información no solo optimiza el rendimiento del disco duro, sino que también permite instalar actualizaciones u otras aplicaciones que benefician a nuestros equipos tecnológicos o al propio trabajo de nuestros colaboradores, mejorando su experiencia y performance.
4. Reduce los costos de almacenamiento
En cuanto a la información alojada en la nube, es claro que la mayoría de veces debemos pagar por el espacio que tenemos disponible en los servidores de almacenamiento y administración de datos, por lo que reducir los costos que nos generan los documentos obsoletos es algo que, claramente, le conviene a cualquier organización.
De nuevo, pensemos en un usuario que tiene unos 100.000 archivos de los cuales el 30% son documentos obsoletos. Estamos hablando de unos 30.000 documentos que reducirían nuestras necesidades de espacio. Si multiplicamos ese número por cada uno de los usuarios de la nube de la organización, probablemente nos daría una cifra difícil de ignorar.
Reducir los costos de almacenamiento en nuestras organizaciones impacta positivamente al área financiera y al área de tecnología, a la vez que contribuimos a reducir el gasto energético que representa la manutención de estos datos obsoletos en los servidores, si lo queremos ver desde una mirada sostenible también.
Como ves, son diversas las razones para depurar los documentos obsoletos en tu organización; e identificar el volumen de estos es posible gracias a una adecuada clasificación de datos automática. En Kriptos te ofrecemos herramientas basadas en Inteligencia Artificial que garantizan una eficiente clasificación de la información.
