En todas las empresas se generan documentos que van desde facturas a proveedores, hasta contratos y archivos personales, pero ¿cómo se manejan estos en tu compañía? ¿Sabes qué documentos contienen información sensible? ¿Quiénes tienen acceso a estos?
Los datos son el activo más importante de tu empresa y es fundamental que entiendas cómo protegerlos; una de las mejores medidas para hacerlo es clasificando tus documentos, pues de esta manera tienes presente dónde están ubicados aquellos archivos que contienen información sensible y quienes tienen acceso a ellos.
Al tener esta información puedes concentrarte en proteger los documentos que importan y no desperdiciar esfuerzos humanos y económicos para proteger archivos que no requieren ser resguardados.
Pero ¿Por qué es tan importante proteger la información? Primero están las amenazas de ciberseguridad y los efectos que pueden tener sobre una empresa: un ciberataque puede resultar en grandes consecuencias porque, además de perder información crucial para el funcionamiento del negocio, se conllevan multas por no cumplir las regulaciones en cuanto a seguridad de la información.
Es fundamental entender que, para proteger la información, primero se debe clasificar, ya que al hacerlo podrás filtrar aquellos archivos que contienen datos sensibles y llevar a cabo una clasificación correcta.
¿Qué tipo de documentos debería proteger?
Al analizar todos tus documentos debes tener en cuenta las tres categorías que miden el nivel de sensibilidad de la información:
En primer lugar se encuentran los datos de alta sensibilidad; aquellos documentos en los que hay información que puede representar una amenaza de ciberseguridad al ser de gran relevancia. Con esta información es con la que más medidas deben tomarse.
En el siguiente nivel están los datos de sensibilidad media, que usualmente son documentos que contienen información de uso interno. Por ejemplo, los correos institucionales de los empleados.
Por último, los datos de sensibilidad baja son aquellos que no representan riesgos, pues contienen información que no está restringida y está abierta al público.
¿Cómo se clasifican mis documentos con Kriptos?
El software de Kriptos utiliza Inteligencia Artificial para identificar documentos, usuarios y áreas críticas con el fin de encontrar información confidencial, clasificarla y etiquetarla; de esta manera, actúa como un aliado para ayudarte a cumplir regulaciones y leyes de protección de datos.
La clasificación manual puede tomar bastante tiempo y dedicación de talento humano; pero gracias a Kriptos es posible clasificar más de 25 millones de documentos en días.
¿Cómo logramos hacerlo? Todo se debe a 3 algoritmos de IA que tienen la capacidad de analizar el contenido y el contexto de cada documento para determinar su nivel de sensibilidad y clasificarlo como confidencial, restringido, uso interno o público.
Además, tenemos en cuenta la vitalidad de los datos personales, por eso nuestro software con inteligencia artificial detecta documentos con información como nombres, números de identificación o datos de contacto para clasificarla acorde a su importancia.
Por último, y con el fin de proteger los datos bancarios, Kriptos es capaz de identificar los documentos que contienen números de tarjetas crédito y débito para conocer qué usuarios tienen acceso a estos y restringir aquellos que no lo necesitan.
Toda esta información se procesa para ser mostrada en un dashboard que muestra datos en tiempo real, brindando una potente herramienta analítica que permite identificar dónde, quién y cómo se manejan los documentos de una empresa; además es posible identificar a los usuarios y áreas que tienen un acceso mayor a información confidencial.
De esta manera, la clasificación de datos se convierte en un proceso automático que permite a cada empresa asegurar su información, así como la de sus empleados, clientes y proveedores. Gracias a esto, los riesgos de ciberseguridad disminuyen considerablemente, haciendo que un ataque cibernético no tenga un impacto demasiado fuerte.
